Quản lý chi tiêu luôn là bài toán khó, trong vấn đề quản lý tài chính. Nhiều người có tài năng, cơ hội kiếm tiền với thu nhập khủng.
Nhưng việc quản lý tiền bạc không hợp lý dẫn đến tình trạng khủng hoảng tài chính. Đây là tình trạng chung, yêu cầu chúng ta cần học cách quản lý chi tiêu hợp lý.
Trong đó, bước quan trọng nhất là theo dõi chi tiêu hàng tháng.
Như các bài viết trước Greencap đã đề cập. Cách hữu hiệu để theo dõi khoản thu nhập và chi tiêu là ghi chép khoản thu chi với sổ tay, file excel quản lý chi tiêu hoặc app quản lý chi tiêu.
Bài viết này, Greencap sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo file excel quản lý chi tiêu. Với những cách này, chắc chắn bạn sẽ dễ dàng tạo cho mình file excel để theo dõi hiệu quả thu chi cá nhân và chi tiêu gia đình nhằm kiểm soát tốt dòng tiền tốt hơn.
1. TỰ THIẾT KẾ FILE EXCEL QUẢN LÝ CHI TIÊU
Trong một file quản lý chi tiêu đầy đủ, nên phân chia thành các bảng (sheet) sau đây.
1.1 Ngân sách chi tiêu dự kiến trong năm
Lập ngân sách là bước đầu tiên và quan trọng để bạn lên kế hoạch quản lý tài chính của mình. Việc lập ngân sách cũng giúp bạn đặt mục tiêu và kiểm soát dòng tiền một cách tốt nhất.
Ngân sách dự kiến sẽ gồm các mục:
- Thu nhập
- Chi tiêu: chi cố định, chi thường xuyên, chi bất thường.
- Tiết kiệm – Đầu tư
- Trả nợ: trả nợ vay tín dụng, trả nợ vay mua nhà, mua xe,…+ lãi (nếu có) mỗi tháng.
Thực hiện thiết lập ngân sách chi tiêu cho cả năm
Trong quản lý chi tiêu chắc chắn sẽ có 2 phần chính là: Thu nhập và chi tiêu.
Phần thu nhập bạn sẽ sắp xếp theo tuần tự: tiền lương, làm thêm, hoa hồng bán hàng,…
Phần chi tiêu bạn sẽ phân loại thành 3 hạng mục lớn: chi tiêu cố định, chi tiêu thường xuyên, chi tiêu bất thường.
- Chi tiêu cố định là khoản tiền được xác định chi đều cho mỗi tháng: tiền thuê nhà, cước điện thoại trả sau, cáp internet + tivi, học phí, bảo hiểm,…
- Chi tiêu thường xuyên là khoản tiền được chi cho các khoản này mỗi tháng và số tiền không nhất thiết là bằng nhau. Ví vụ như: xăng xe, điện, nước, thực phẩm, giải trí, ăn ngoài,
- Chi tiêu bất thường là khoản tiền chi có các khoản chi phát sinh hoặc những khoản chi không thường xuyên. Ví dụ: Làm đẹp, mua quần áo, du lịch, đám tiệc,…
Ngoài ra, bạn cần thiết lập các khoản chi cho trả nợ, tiết kiệm, đầu tư,…
Sau khi phân chi các khoản mục bạn sẽ có bảng quản lý chi tiêu như sau:
1.2 Quản lý chi tiêu thực tế theo tháng
Bạn cần tạo sheet (bảng tính) cập nhật các số liệu chi tiêu thực tế cho các mục nhỏ theo ngày trong từng tháng tương ứng. Việc này giúp bạn ghi chép một cách chi tiết và cho bạn cái hình tổng quan về các hạng mục đã chi.
Có một số hạng mục sẽ bị chi quá ngân sách, bảng tính sẽ cảnh báo khi chi tiêu vượt ngân sách cho phép bằng công thức được thiết lập sẵn hoặc bạn có thể xem qua xem lại sheet Ngân sách của năm.
Xem thêm: Quản lý chi tiêu cá nhân thích ứng cuộc sống bình thường mới
1.3 Theo dõi các khoản vay nợ
Các khoản nợ thật ra không phải là vấn đề nghiêm trọng. Nhưng việc có quá nhiều khoản nợ và quản lý nợ không đúng cách sẽ ảnh hưởng đến tài chính của bạn. Để hạn chế điều đó, bạn nên lập một bản theo dõi các khoản nợ để tránh bị bội chi và có kế hoạch trả nợ hợp lý.
Theo dõi nợ thường xuyên giúp bạn tránh việc trả nợ không đúng hạn. Nó có thể khiến bạn tốn thêm 1 khoản tiền cho lãi trả chậm.
Hãy lập bảng theo dõi nợ trong cùng file excel quản lý chi tiêu gồm:
– Bảng theo dõi nợ chi tiết theo ngày
– Bảng tổng hợp khoản nợ theo tháng
1.4 Báo cáo thực tế chi tiêu năm
Phần cuối cùng của file excel bảng chính là báo cáo tổng hợp trong quản lý chi tiêu. Ngoài các số liệu được hiển thị thì file còn giới thiệu các chỉ số theo dạng biểu đồ. Muốn bạn hình dung được các khoảng rộng hay hẹp thể hiện giá trị của thông tin chứa trong đó.
Trong phần này bạn chỉ cần sử dụng công thức đơn giản như Sum (tổng cộng) các khoản chi cùng mục để thiết lập kết quả về thu nhập và chi tiêu của tháng/năm sẽ chạy tự động khi cập nhật dự liệu thực tế.
Cần thiết lập biểu đồ để trình bày các kết quả thu chi (chạy tự động) cho từng tháng hoặc cả năm. Báo cáo sẽ trực quan và dễ nhận thấy các khoản chi vượt ngân sách.
Ngoài mẫu tham khảo ở trên bạn cũng có thể thiết lập file excel quản lý chi tiêu theo quy tắc quản lý tài chính 6 chiếc hũ hoặc quản lý theo quy tắc 50 -30 -20.
Xem thêm: Quản lý chi tiêu hợp lý giúp bạn vượt qua đại dịch
2. TẢI MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ CHI TIÊU CÓ SẴN TRÊN MẠNG
Hiện nay có nhiều trang web hướng dẫn quản lý chi tiêu cá nhân hoặc quản lý chi tiêu gia đình. Bạn có thể tham khảo thêm các hướng dẫn của họ và cũng có thể sử dụng file excel quản lý chi tiêu có sẵn bằng cách tải về.
Một số mẫu có sẵn sẽ yêu cầu bạn trả phí để có thể tải về. Tuy nhiên, cũng có những mẫu file excel quản lý chi tiêu đơn giản có sẵn bạn có thể tải về miễn phí. Sau đó, điều chỉnh các hạng mục lại cho phù hợp với thói quen chi tiêu và phương pháp quản lý chi tiêu của bạn.
3. SỬ DỤNG MẪU CÓ SẴN TRÊN PHẦN MỀM MICROSOFT OFFICE 365, WPS, GOOGLE SHEET
Một cách đơn giản và đỡ mất thời gian hơn 2 cách trên là sử dụng mẫu có sẵn trên các phần mềm office bản mới như Microsoft Office 365, phần mềm văn phòng WPS hoặc chỉ cần dùng bảng tính của Google Drive.
3.1 Microsoft Office 365
Đối với các bạn đang sử dụng Microsoft Office 365, không khó để tạo ra 1 file excel quản lý chi tiêu cá nhân. Bạn chỉ cần mở Microsoft Excel và lựa chọn template (mẫu) phù hợp với nhu cầu của bản thân là đã có một file quản lý chi tiêu hoặc ngân sách mà không bất công sức ngồi thiết kế từng sheet một.
Đối với các bạn đang sử dụng Microsoft Office phiên bản cũ, sẽ không có sẵn các mẫu. Nhưng bạn vẫn có thể tải mẫu file excel quản lý chi tiêu từ kho của Microsoft Office trên mạng về. Thao tác rất đơn giản, chỉ cần đăng nhập tài khoản Microsoft hoặc Skype là có thể tải về sử dụng.
3.2 WPS Office
Chắc chắn có nhiều người chưa từng nghe tới phần mềm WPS Office. Thật ra, WPS Office tương tự như Microsoft là bộ phần mềm văn phòng có thể thực hiện các chức năng được sử dụng phổ biến nhất của phần mềm văn phòng. Như văn bản, biểu mẫu, bản trình bày và các chức năng khác.
Nó có ưu điểm hơn Microsoft ở chỗ là không cần trả tiền bản quyền theo năm. Bạn chỉ cần cài đặt và sử dụng. Bạn sẽ chỉ trả tiền khi cần dùng một số chức năng nâng cao.
Ngoài ra, các mẫu (template) của WPS cũng rất đa dạng và đẹp mắt. Để tạo một file excel quản lý chi tiêu bạn chỉ cần tìm kiếm trong mục Budget sẽ có rất nhiều template cho bạn lựa chọn.
Phần mềm WPS Office có thể tự động đồng bộ hóa tài liệu ở mọi lúc, mọi nơi. Bạn có thể đăng nhập vào tài khoản WPS Office mình để kích hoạt dịch vụ đồng bộ hóa. Mọi thay đổi bạn thực hiện trên mọi thiết bị sẽ được áp dụng cho tất cả các thiết bị.
3.3 Google Sheets
Google Sheets là phiên bản miễn phí của Microsoft Excel. Rất có thể, bạn đã sử dụng nhiều sản phẩm của Google hàng ngày (như Gmail, Google…) và do đó, bạn có thể đã có một tài khoản Google. Nếu vậy, bạn sẽ có quyền truy cập vào Google Sheets mà không cần nỗ lực thêm chút nào.
Về cơ bản, Google Sheets là phiên bản riêng của ứng dụng bảng tính giống Excel. Sự khác biệt duy nhất là nó được cung cấp miễn phí mà không cần phải tải bất kỳ thứ gì xuống máy tính của bạn.
Hơn nữa, bạn có thể sử dụng Google Sheets ở bất cứ đâu. Miễn là bạn có kết nối Internet. Điều này giúp bạn làm việc từ xa trên bảng tính dễ dàng hơn vì bạn có thể chắc chắn rằng các tệp của mình cũng sẽ được tự động sao lưu trực tuyến.
4. SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHI TIÊU
Quản lý chi tiêu bằng file excel vẫn còn tồn tại nhiều khuyết điểm và hạn chế.
- Người dùng cần am hiểu và thành thạo các công thức trong Excel.
- Các mẫu có sẵn trong Excel thường là mẫu sử dụng tiếng Anh, gây hạn có cho người dùng không rành tiếng Anh.
- Khi có nhiều hạng mục phải quản lý, người dùng sẽ bị tình trạng không biết sắp xếp như thế nào. Điều này khiến cho dữ liệu được ghi chép cho kết quả không đúng.
- Khó cập nhật các khoản thu chi kịp thời, vì cần mở máy tính cá nhân để cập nhật.
- Tính bảo mật không cao, dễ dàng bị mất thông tin do quên lưu dữ liệu hoặc thất lạc file.
Phần mềm quản lý chi tiêu khắc phục hoàn toàn các hạn chết của file excel
Để khắc phục hoàn toàn các hạn chế của file excel quản lý chi tiêu. Bạn chỉ cần cài đặt phần mềm quản lý chi tiêu trên điện thoại với vài thao tác.
Hoàn toàn miễn phí và cực kỳ tiện lợi!
Phần mềm quản lý chi tiêu được thiết kế như một cuốn sổ tay điện tử. Nó loại bỏ các nhược điểm của 2 phương pháp theo dõi chi tiêu thông thường là ghi chép bằng sổ tay và file excel quản lý chi tiêu.
Khi phát sinh các khoản chi, người dùng có thể cập nhật ngay vào phần mềm. Dù người đó đang ở bất kỳ đâu, dù online hay offline. Mọi chi phí phát sinh đề được cập nhật nhanh chóng và dễ dàng trích xuất báo cáo mà không cần tự tay thiết lập các công thức tính toán.
Xem thêm: Phần mềm quản lý chi tiêu nào phù hợp với người Việt?
5. THIẾT LẬP FILE EXCEL QUẢN LÝ DANH MỤC ĐẦU TƯ
Nếu là một người thường giao dịch đầu tư vào thị trường tài chính. Quả là một thiết sót nếu bạn bỏ qua việc thiết lập file quản lý danh mục đầu tư.
Trong file excel quản lý chi tiêu bạn nên có một sheet “quản lý danh mục đầu tư”. Điều này là hoàn toàn cần thiết để bạn dễ dàng kiểm soát dòng tiền cũng như việc đầu tư của bạn có chủ đích hơn.
Danh mục đầu tư của bạn có thể đa dạng các sản phẩm đầu tư như chứng khoán, tiền điện tử, forex, bất động sản,… với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận từ các khoản đầu tư này.
Chắc chắn sẽ có lúc bạn giao dịch, đi lệnh rất nhiều mỗi tháng. Mỗi một giao dịch sẽ cần được đặt mục tiêu chốt lời, cắt lỗ và thời gian nắm giữ. Nếu không có các bước đó, bạn sẽ chỉ đầu tư theo cảm tính. Đầu tư mà không biết tiền của mình sẽ đi về đâu, chỉ khiến bạn mất tiền nhanh hơn trong thị trường đầy rủi ro này thôi.
Việc quản lý danh mục đầu tư sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu được lên kế hoạch ngay từ đầu với file quản lý danh mục đầu tư. Nó sẽ giúp bạn kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn, để từ đó nắm vững, điều chỉnh, theo dõi kịp thời để mang lại lợi nhuận đầu tư cao nhất.